PENERAPAN THRESHOLD-BASED NOTIFICATIONS
Keywords:
Sistem Informasi, Inventaris Barang, Threshold-Based Notification, RAD, Black box TestingAbstract
Perkembangan teknologi informasi mendorong lembaga pendidikan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan aset melalui sistem yang terintegrasi. SMP IT AR-RISALAH masih melakukan pengelolaan inventaris barang secara manual sehingga menimbulkan berbagai permasalahan, seperti kesalahan pencatatan, duplikasi data, kesulitan pencarian informasi, serta keterlambatan dalam penyusunan laporan. Penelitian ini bertujuan merancang dan membangun Sistem Informasi Inventaris Barang berbasis web yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan inventaris. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Rapid Application Development (RAD) yang terdiri dari tahapan Requirement Planning, Design Workshop, dan Implementation. Sistem dirancang menggunakan Unified Modeling Language (UML) dan Entity Relationship Diagram (ERD), serta dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL. Salah satu fitur utama yang diterapkan adalah Threshold-Based Notification, yaitu mekanisme notifikasi otomatis yang memberikan peringatan ketika jumlah stok barang mencapai atau berada di bawah batas minimum yang telah ditentukan. Fitur ini membantu petugas humas dalam melakukan pemantauan ketersediaan barang secara lebih cepat dan akurat sehingga dapat meminimalkan risiko kekurangan stok. Hasil pengujian menggunakan metode Black Box Testing menunjukkan bahwa seluruh fungsi sistem berjalan sesuai kebutuhan. Sistem yang dikembangkan mampu meningkatkan keakuratan data, mempercepat proses pencarian informasi dan pelaporan, serta mendukung pengambilan keputusan dalam pengelolaan inventaris barang secara efektif.
References
[1] . Tahap selanjutnya adalah evaluasi dan analisis, yaitu menganalisis hasil pengujian sistem untuk mengetahui tingkat keberhasilan implementasi sistem dalam meningkatkan efektivitas pengelolaan inventaris barang. Evaluasi dilakukan terhadap aspek fungsionalitas sistem, kemudahan penggunaan, serta kemampuan fitur Early Warning System. Tahap terakhir adalah penarikan kesimpulan, yaitu merangkum hasil penelitian berdasarkan seluruh tahapan yang telah dilakukan. Hasil dan Pembahasan Pada Hasil dan Pembahasan ini menyajikan hasil dari implementasi sistem informasi inventaris barang dan analisis kerjanya. Hasil Penelitian disajikan secara jelas dan padat, diikuti dengan diskusi yang mendalam. Requirement Planning (Rencana Kebutuhan) Pada tahap requirement planning, dilakukan analisis kebutuhan sistem melalui observasi, wawancara, dan studi pustaka. Hasil analisis menunjukkan bahwa pengelolaan inventaris di SMP IT AR-RISALAH masih dilakukan secara manual sehingga menyebabkan proses pendataan, pencarian data, dan penyusunan laporan kurang efektif serta berpotensi menimbulkan kesalahan. Selain itu, monitoring stok dan kondisi barang belum optimal karena belum tersedia sistem yang dapat memberikan informasi secara cepat. Oleh karena itu, dikembangkan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web yang dilengkapi fitur Early Warning System (EWS) dengan mekanisme Threshold-Based Notification untuk memberikan notifikasi otomatis saat stok mencapai batas minimum atau terdapat barang yang mengalami kerusakan. Gambar alur sistem yang berjalan ditunjukkan pada Gambar 2. Gambar 2. Alur kerja sistem yang berjalan Pada sistem yang sedang berjalan, petugas humas melakukan pencatatan barang masuk, barang keluar, dan kondisi barang secara manual menggunakan buku dan Microsoft Excel. Data inventaris kemudian dikelompokkan berdasarkan jenis dan lokasi penyimpanan, selanjutnya direkap untuk menghasilkan laporan inventaris yang diserahkan kepada pihak sekolah sebagai bahan monitoring. Adapun workflow sistem yang diusulkan bertujuan mengotomatisasi proses pengelolaan inventaris agar lebih efektif, terintegrasi, dan mudah dipantau. Gambar 3. Alur kerja sistem yang diusulkan Pada sistem yang dikembangkan, petugas humas mengelola data inventaris, transaksi barang masuk dan keluar, serta kondisi barang melalui sistem berbasis web yang terintegrasi dengan database. Sistem menyediakan monitoring stok dan kondisi barang secara real time serta menerapkan fitur Early Warning System (EWS) berbasis Threshold-Based Notification untuk memberikan peringatan otomatis ketika stok mencapai batas minimum atau terdapat barang yang rusak. Selain itu, sistem dapat menghasilkan laporan inventaris secara otomatis. Analisis kelemahan sistem bertujuan untuk mengidentifikasi masalah, hambatan, dan kekurangan pada sistem yang berjalan saat ini agar dapat menjadi dasar dalam merancang sistem baru yang lebih efektif, efisien, dan sesuai kebutuhan. Dengan menggunakan metode PIECES, analisis ini membantu mengevaluasi aspek kinerja, informasi, ekonomi, kontrol, efisiensi, dan pelayanan, sehingga solusi yang dikembangkan mampu meningkatkan kecepatan proses, akurasi data, keamanan, transparasi, serta kualitas layanan yang diberikan oleh sistem. Tabel analisis PIECES ditunjukkan pada tabel 1 dibawah ini. Tabel 1. Analisis PIECES Analisis kebutuhan sistem pada perancangan ini akan diuraikan menjadi beberapa bagian, seperti kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional. Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan yang menjelaskan fungsi-fungsi utama yang harus tersedia pada Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web. Sistem ini dirancang untuk membantu petugas inventaris dalam mengelola data barang, transaksi barang masuk dan keluar, pemantauan stok, serta pembuatan laporan secara lebih cepat dan terintegrasi, termasuk memberikan notifikasi peringatan dini melalui fitur Early Warning System (EWS) untuk mendukung pengelolaan inventaris yang lebih efektif. Berikut pada Tabel 2 kebutuhan yang diperlukan agar sistem dapat berjalan lancar. Tabel 2. Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan Nonfungsional mencakup perangkat keras, perangkat lunak, dan kebutuhan operasional yang mendukung implementasi sistem. Perangkat keras yang digunakan berupa laptop dengan spesifikasi yang memadai untuk menjalankan aplikasi berbasis web. Sementara itu, perangkat lunak yang digunakan meliputi sistem operasi Windows, web browser, PHP, MySQL, Framework CodeIgniter3, XAMPP sebagai server lokal, Visual Studio Code dan Notepad++ sebagai editor kode, serta draw.io untuk perancangan diagram sistem dan Snipping Tool untuk dokumentasi
[2] . RAD Design Workshop (Workshop Design RAD) Pada tahap RAD Design Workshop, dilakukan perancangan sistem berdasarkan hasil analisis kebutuhan dengan melibatkan pengguna untuk memastikan kesesuaian sistem. Perancangan menggunakan Unified Modeling Language (UML) yang meliputi Use Case Diagram, Activity Diagram, dan Class Diagram, serta Entity Relationship Diagram (ERD) untuk memodelkan basis data. Hasil tahap ini berupa rancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web yang mendukung pengelolaan data inventaris, transaksi barang masuk dan keluar, monitoring stok, pelaporan, serta fitur Threshold-Based Notification
[3] . Use Case Diagram digunakan untuk memodelkan interaksi antara aktor dan sistem serta menggambarkan fungsi-fungsi utama yang tersedia pada Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web. Diagram ini menjadi bagian dari Unified Modeling Language (UML) yang digunakan untuk mendokumentasikan kebutuhan fungsional dan aktivitas yang dapat dilakukan oleh pengguna dalam sistem. Gambar 4. Use Case Diagram Pada use case diagram gambar 4 terlihat bahwa terdapat dua aktor yang berinteraksi dengan sistem, yaitu Admin dan Petugas Humas. Admin dapat melakukan login ke dalam sistem, melihat dashboard, mengelola kategori barang, mengelola data barang, mengelola data barang masuk/pembelian barang, mengelola barang keluar/penggunaan barang, mengelola kondisi barang, melihat dan mencetak laporan pembelian, melihat dan mencetak laporan penggunaan serta mengelola notifikasi Early Warning System (EWS). Sedangkan Petugas Humas dapat melakukan login, melihat dashboard, melihat data barang, approve barang keluar, melihat kondisi barang, mencetak laporan serta melihat notifikasi EWS. Seluruh aktivitas yang dilakukan oleh admin dan petugas humas terhubung dengan sistem informasi inventaris barang berbasis web yang dilengkapi dengan fitur Early Warning System (EWS) untuk memberikan notifikasi terkait kondisi dan ketersediaan barang inventaris. Kemudian, Activity Diagram Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web menggambarkan alur aktivitas yang melibatkan tiga aktor utama, yaitu admin, petugas humas, dan sistem. Proses dimulai dari login pengguna, kemudian sistem melakukan validasi data dan menampilkan dashboard sesuai hak akses masing-masing pengguna. Admin memiliki hak untuk mengelola data master seperti kategori barang, kondisi barang, dan pengaturan Threshold-Based Notification, serta mengelola data inventaris, transaksi barang masuk dan barang keluar, melakukan monitoring dashboard, dan memeriksa laporan serta statistik inventaris. Sementara itu, petugas humas menerima notifikasi permintaan barang keluar, melihat detail permintaan, memberikan tanggapan dan bukti penyelesaian, memantau data inventaris, stok, dan kondisi barang, serta membuat laporan inventaris. Sistem berperan dalam menyimpan dan mengelola data inventaris pada database, memproses transaksi secara real-time, serta menjalankan fitur Threshold-Based Notification untuk memberikan notifikasi otomatis ketika stok barang mencapai batas minimum atau terdapat barang yang mengalami kerusakan. Melalui activity diagram ini, alur kerja sistem inventaris dapat digambarkan secara jelas sehingga proses pengelolaan inventaris, monitoring stok, pelaporan, dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif, terintegrasi, dan terstruktur. Seperti yang terlihat pada Gambar 5 dibawah ini. Gambar 5. Activity Diagram Class diagram merupakan sebuah diagram yang berstruktur pada UML dimana saling menghubungkan data yang mendeskripsikan apa saja yang terjadi diantara setiap kelasnya. Gambar 6. Class Diagram Selanjutnya, struktur basis data Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web dirancang untuk menggambarkan hubungan antar data yang digunakan dalam proses pengelolaan inventaris. Basis data ini terdiri dari beberapa tabel utama, yaitu tabel login, kategori, barang, pembelian, detail pembelian, kondisi barang, dan penggunaan barang. Setiap tabel memiliki atribut, primary key, dan foreign key yang saling berelasi untuk mendukung pengelolaan data inventaris, pencatatan transaksi, monitoring kondisi barang, serta pelacakan penggunaan barang secara terintegrasi. Visualisasi struktur basis data ditunjukkan pada Gambar 7. Gambar 7. Relasi Antar Tabel Implementation (Implementasi) Desain implementasi antarmuka pada sistem inventaris berbasis web untuk SMP IT Ar-Risalah dirancang oleh penulis dengan memperhatikan beberapa elemen berdasarkan rancangan yang telah disusun. 1.) Halaman Login Pada form login sistem, petugas humas dan admin dapat menginputkan Username dan Password yang sebelumnya sudah di daftarkan. Field yang tersedia adalah field Username dan field Password. Gambar 8. Antarmuka Login 2.) Halaman Dashboard Halaman dashboard dirancang untuk memudahkan pengguna dalam mengakses fitur sesuai dengan hak akses masing-masing. Admin memiliki akses untuk mengelola data kategori, master data barang, transaksi, dan laporan, sedangkan petugas humas dapat melihat data barang, approve batang keluar dan mencetak laporan transaksi pembelian dan penggunaan barang. Gambar 9. Antarmuka Dashboard 3.) Halaman Kategori Barang Halaman kategori barang dirancang untuk memudahkan admin dalam melihat kategori barangnya, menambah, mengedit dan menghapus kategori barangnya. Gambar 10. Antarmuka Data Kategori 4.) Halaman Data Barang Halaman data barang berfungsi untuk mengelola data barang. Gambar 11. Antarmuka Data Barang 5.) Halaman Barang Masuk/Pembelian Barang Halaman Pembelian Barang menampilkan list data pembelian barang sesuai dengan tanggal beli barang, menampilkan kode rekening yang digunakan dalam transaksi, kode kegiatan, nomer bukti dan total dana. Gambar 12. Antarmuka Barang Masuk 6.) Halaman Barang Keluar/Penggunaan Barang Halaman ini menampilkan data pemakaian barangnya dan keterangannya beserta nama pengguna yang memakai barangnya. Gambar 13. Antarmuka Barang Keluar 7.) Halaman Stok dan Kondisi Barang Halaman stok dan kondisi barang menampilkan data inventaris berupa kategori, nama barang, lokasi, jumlah stok, kondisi barang, dan waktu pembaruan. Informasi tersebut membantu humas dan admin memantau ketersediaan serta kondisi barang secara cepat dan akurat. Gambar 14. Antarmuka Stok Barang 8.) Halaman Mencetak Laporan Halaman ini menyajikan laporan pembelian dan penggunaan barang yang dapat ditampilkan maupun dicetak berdasarkan periode tertentu atau seluruh data yang tersedia. Gambar 15. Antarmuka Laporan 9.) Notifikasi Early Warning System (EWS) Akan menampilkan notifikasi barang yang stoknya hampir habis, kondisi barang yang memerlukan perhatian dan barang keluar yang perlu di approve. Gambar 16. Antarmuka Notifikasi 10.) Halaman Approve Barang Keluar Halaman Approve Barang Keluar digunakan untuk approve barang yang akan digunakan agar admin dapat mengeluarkan barangnya, perlu persetujuan dari petugas humas. Gambar 17. Antarmuka Approve Barang Pengujian Sistem Evaluasi sistem dilakukan menggunakan metode Black-Box Testing untuk menguji fungsionalitas sistem, kesesuaian fitur terhadap kebutuhan pengguna, serta memastikan fitur Threshold-Based Notification berjalan dengan baik dalam memberikan notifikasi stok minimum dan kondisi barang rusak. Tabel 3. Pengujian Sistem Penerapan fitur Threshold-Based Notification mampu memberikan notifikasi secara otomatis ketika stok barang mencapai batas minimum maupun ketika terdapat barang dengan kondisi rusak. Fitur tersebut membantu petugas humas dan admin dalam melakukan pemantauan inventaris secara real-time, cepat, akurat, dan efisien
[4] . Kesimpulan Penelitian ini berhasil menghasilkan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web dengan menerapkan fitur Threshold-Based Notification menggunakan metode Rapid Application Development (RAD). Sistem yang dikembangkan mampu mendukung pengelolaan inventaris secara terintegrasi, meliputi pengelolaan data barang, transaksi barang masuk dan keluar, pemantauan stok, serta penyusunan laporan. Penerapan fitur Threshold-Based Notification memberikan peringatan secara otomatis saat stok barang mencapai batas minimum atau ketika ditemukan barang dalam kondisi rusak
[5] . Ucapan Terima Kasih Penulis mengucapkan terimakasih kepada SMP IT AR-RISALAH atas dukungan data selama penelitian ini. Penulis juga menyampaikan apresiasi yang mendalam kepada para dosen pembimbing yang telah membimbing dengan sabar dan penuh perhatian, orang tua tercinta atas doa dan dukungan moral maupun material, serta teman-teman yang telah menjadi sumber semangat, diskusi, dan kebersamaan selama penelitian. Referensi
[6] Dhanny R. Manday, Steven Wijaya, dan Jefrin Waruwu, "Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web Secara Online Pada Universitas Prima Indonesia," JUTIKOMP, 2023. DOI: 10.34012/jutikomp.v6i2.4039.
[7] Evi Kurniawati dan Ali Ikhwan, "Perancangan Sistem Informasi Manajemen Inventaris Kontrol Stok Barang Berbasis Web," Jurnal Teknologi Sistem Informasi dan Aplikasi, 2023
[8] Arianto Bole Pati dkk., "Pengembangan Sistem Informasi Inventaris Barang Desa Kabukarudi Berbasis Web," JESCE, 2023.
[9] Indah Latifatun Nissa, "Rancang Bangun Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web pada KUA Kecamatan Cigasong," Prosiding SENAPAS, 2023. DOI:10.24002/senapas.v1i1.7369.
[10] Hani Handayani dkk., "Perancangan Sistem Informasi Inventory Barang Berbasis Web Menggunakan Metode Agile Software Development," Jurnal Testing dan Implementasi Sistem Informasi, 2023.
[11] Manda Puad Sidik dkk., "Rancang Bangun Sistem Informasi Inventaris Barang Menggunakan Metode Agile di SMK Bina Putera Nusantara," JITET, 2024.
[12] N. A. Putri dkk., "Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web Menggunakan Codeigniter pada Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pajak (PPPP)," Jurnal SISKOM-KB (Sistem Komputer dan Kecerdasan Buatan), vol. 7, no. 1, hlm. 62–72, 2023.
[13] R. Sirait, A. Gunaryati, dan B. Rahman, "Sistem Inventarisasi Berbasis Web Menggunakan Metode Rapid Application Development," Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan, vol. 9, no. 10, hlm. 709–718, 2023.
[14] A. Saputro, R. Gunawan, dan R. Nugraha, "Perancangan Sistem Inventory Data Barang Berbasis Web Menggunakan Metode RAD," Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknologi, 2023
[15] N. M. Arofiq, R. F. Erlangga, A. Irawan, Masuhan, dan A. Saifudin, "Pengujian Fungsional Aplikasi Inventory Barang Kedatangan dengan Metode Black Box Testing Bagi Pemula," OKTAL: Jurnal Ilmu Komputer dan Sains, vol. 2, no. 5, hlm. 1322–1330, 2023.
[16] R. Naibaho, "Perancangan Sistem Informasi Inventory dengan V-Model Berbasis Web pada PT Brickbern," BRIDGE: Jurnal Publikasi Sistem Informasi dan Telekomunikasi, 2024.
[17] S. Nidhra dan J. Dondeti, "Black Box and White Box Testing Techniques – A Literature Review," International Journal of Embedded Systems and Applications, 2012.
[18] Roger S. Pressman & Bruce R. Maxim, Software Engineering: A Practitioner's Approach, 9th Edition
[19] Rosa A.S. & M. Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek, Informatika.
[20] Christiani Makarawung & Rorimpandey (2025), Jurnal Komputer, Informasi dan Teknologi, vol. 5, no. 1, hlm. 9, DOI: 10.53697/jkomitek.v5i1.2800.
[21] Maria Christa Uskono & Kurriawan Budi Pranata (2025). Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web Menggunakan Model RAD pada Kantor Kecamatan Sukun.
