PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR KANTOR WAKIL BUPATI KABUPATEN PONOROGO

Abstract

Banyak jumlah surat yang dibuat dan diterima
dibagian Kantor Wakil Bupati Kabupaten Ponorogo, sehingga
pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan
tenaga dengan menggunakan sistem manual. Sehingga pada saat
ini diperlukan suatu sistem administrasi manajemen surat yang
lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang
ada dan pembuatan laporan. Berdasarkan latar belakang
tersebut penulis merasa perlu merancang aplikasi agenda surat
masuk dan surat keluar yang dianggap penting dan membantu
Instansi dalam penanganan surat. Aplikasi ini dirancang
menggunakan PHP dan MySQL. Karena berbasis web, aplikasi
kearsipan ini mempunyai tampilan yang menarik sehingga
pengguna merasa enak saat mengoperasikannya, admin atau
pegawai instansi dapat mengelola dengan login umum sehingga
dapat melakukan menambah, mengedit, membatalkan,
menghapus dan menyimpan serta mencetak surat masuk dan
keluar, dan juga dapat melakukan pencarian surat masuk dan
surat keluar berdasarkan nomor surat, isi ringkas, tanggal arsip
surat asal/tujuan surat, hasil pencarian dapat dilakukan
pengurutan berdasar id surat atau tanggal surat, serta dapat
mencetak laporan disposisi dan rekap suratmasuk dan surat
keluar. Hasil yang diperoleh dari implementasi aplikasi arsip
surat menyurat ini yaitu memudahkan pegawai dalam mengelola
pengarsipan surat yang dulunya manual sekarang menjadi
digital, serta sangat membantu pegawai dalam melakukan
pembuatan surat di Kantor Wakil Bupati Kabupaten Ponorogo.
Metode penelitian yang digunakan adalah berdasarkan metode
prototyping. Sedangkan Bahasa Pemrogramannya menggunkan
Codeigniter. Perangkat lunak yang digunakan adalah Microsoft
Windows 7 Professional, Browser Google Chrome, Xampp,
Notepad ++.